Zakup drukarki do firmy nie powinien sprowadzać się wyłącznie do porównania cen urządzeń. Model, który na pierwszy rzut oka wydaje się najtańszy, w dłuższej perspektywie może generować wysokie wydatki na tonery, tusze, części eksploatacyjne czy serwis. Z drugiej strony nie zawsze warto inwestować w rozbudowane urządzenie wyposażone w funkcje, z których pracownicy będą korzystać sporadycznie. Najlepszym wyborem jest drukarka dopasowana do rzeczywistego sposobu pracy firmy oraz przewidywanej liczby wydruków. Przed zakupem warto więc spojrzeć na urządzenie nie tylko przez pryzmat jego ceny, ale również kosztu wydrukowania strony, wydajności materiałów eksploatacyjnych, funkcjonalności oraz przewidywanego obciążenia. Na co zwrócić uwagę, aby wybrać drukarkę, która będzie ekonomiczna także podczas późniejszego użytkowania?
Jak określić potrzeby firmy przed zakupem drukarki?
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, w jaki sposób urządzenie będzie wykorzystywane na co dzień. Innych parametrów potrzebuje kilkuosobowe biuro drukujące przede wszystkim faktury, umowy i korespondencję, a innych dział handlowy przygotowujący kolorowe oferty lub firma, w której każdego dnia powstają setki stron dokumentacji. Znaczenie ma przede wszystkim przewidywana miesięczna liczba wydruków, liczba użytkowników, rodzaj przygotowywanych dokumentów oraz sposób udostępnienia urządzenia. Jeżeli zdecydowaną większość materiałów stanowią czarno-białe teksty, zakup drukarki kolorowej może niepotrzebnie zwiększać koszty. Gdy natomiast kolor jest regularnie wykorzystywany w ofertach, prezentacjach czy materiałach dla klientów, warto uwzględnić go już podczas wyboru sprzętu.
Nie należy również kierować się wyłącznie maksymalną szybkością drukowania. W niewielkim biurze różnica kilku stron na minutę może mieć niewielkie znaczenie, natomiast przy intensywnej pracy ważniejsze stają się wydajność urządzenia, pojemność podajników i możliwość sprawnej obsługi przez wielu użytkowników.
Dlaczego cena drukarki nie powinna decydować o wyborze?
Cena zakupu jest najbardziej widocznym wydatkiem, ale często stanowi tylko część całkowitego kosztu użytkowania urządzenia. Przy porównywaniu modeli warto więc brać pod uwagę TCO, czyli całkowity koszt posiadania drukarki. Obejmuje on nie tylko cenę sprzętu, ale także materiały eksploatacyjne, wymienne podzespoły, serwis, energię oraz ewentualne przestoje związane z awariami lub brakiem tonera. Może się okazać, że urządzenie droższe w momencie zakupu będzie korzystniejsze, ponieważ wykorzystuje bardziej wydajne materiały eksploatacyjne i pozwala uzyskać niższy koszt pojedynczego wydruku. Im więcej dokumentów firma drukuje każdego miesiąca, tym większego znaczenia nabiera ta różnica. Warto więc unikać porównywania urządzeń wyłącznie na podstawie ceny znajdującej się na etykiecie. Tańsza drukarka nie zawsze oznacza tańsze drukowanie.
Drukarka laserowa czy atramentowa – co lepiej sprawdzi się w firmie?
Nie ma jednej technologii druku odpowiedniej dla każdego przedsiębiorstwa. Wybór powinien wynikać przede wszystkim z częstotliwości pracy, rodzaju dokumentów i oczekiwanej jakości. Drukarki laserowe są często wybierane do biur, w których regularnie przygotowuje się duże ilości dokumentów tekstowych. Zapewniają szybkie drukowanie i mogą oferować korzystny koszt strony, szczególnie w przypadku modeli monochromatycznych przeznaczonych do większych obciążeń. Drukarki atramentowe mogą natomiast dobrze sprawdzać się tam, gdzie istotna jest jakość koloru lub liczba wydruków nie jest bardzo duża. Nowoczesne modele biznesowe wyposażone w pojemne wkłady również mogą być ekonomiczne w eksploatacji. Zamiast zakładać, że jedna technologia zawsze jest tańsza od drugiej, lepiej porównać konkretne urządzenia pod względem ceny materiałów, ich wydajności i przewidywanej liczby drukowanych stron.
Jak ocenić rzeczywisty koszt eksploatacji drukarki?
Jednym z najważniejszych parametrów jest wydajność tonera lub tuszu. Sam koszt wkładu niewiele mówi o opłacalności urządzenia. Znacznie ważniejsze jest to, ile stron można przy jego użyciu wydrukować. Jeżeli toner kosztujący 400 zł pozwala przygotować około 8000 stron, może być znacznie bardziej ekonomiczny niż wkład za 200 zł wystarczający na około 2000 stron. Deklarowana wydajność jest oczywiście wartością orientacyjną, ponieważ rzeczywiste zużycie zależy między innymi od pokrycia strony, rodzaju dokumentów i stosowanych ustawień.
Przy analizie kosztów należy sprawdzić również, czy urządzenie wymaga okresowej wymiany innych elementów. W zależności od konstrukcji drukarki mogą to być na przykład bęben, pas transferowy, pojemnik na zużyty toner czy zestaw konserwacyjny. Dopiero uwzględnienie wszystkich materiałów i podzespołów pozwala dokładniej porównać koszty eksploatacji kilku modeli.
Jakie funkcje pomagają ograniczyć koszty drukowania?
Niektóre rozwiązania techniczne mogą realnie zmniejszać codzienne wydatki. Automatyczny druk dwustronny pozwala ograniczyć zużycie papieru bez konieczności ręcznego odwracania kartek. Tryb oszczędzania tonera może być przydatny podczas przygotowywania dokumentów roboczych, które nie wymagają najwyższej jakości wydruku. W firmach zatrudniających więcej osób znaczenie ma także możliwość pracy w sieci. Jedno odpowiednio wydajne urządzenie dostępne dla kilku pracowników może być bardziej ekonomiczne niż wiele niewielkich drukarek rozmieszczonych przy poszczególnych stanowiskach.
Jeśli potrzebne są również kopiowanie i skanowanie, warto rozważyć urządzenie wielofunkcyjne. Może ono zastąpić kilka osobnych sprzętów i uprościć obsługę dokumentów. W przypadku częstego skanowania przydatne są między innymi automatyczny podajnik dokumentów, skanowanie dwustronne oraz możliwość przesyłania plików bezpośrednio do lokalizacji sieciowej. Najważniejsze jest jednak dopasowanie wyposażenia do faktycznych potrzeb. Dopłacanie do funkcji, które niemal nigdy nie będą wykorzystywane, również zwiększa całkowity koszt zakupu.
Czy zarządzanie drukiem może zmniejszyć wydatki firmy?
Przy regularnym korzystaniu z drukarek koszty wynikają nie tylko z cen tonerów. Znaczenie mają również kontrola ich zużycia, właściwe planowanie dostaw materiałów, wykorzystanie poszczególnych urządzeń i ograniczanie przestojów. Dlatego przedsiębiorstwo może rozważyć nie tylko zakup samego sprzętu, ale także rozwiązanie obejmujące późniejszą obsługę i kontrolę procesu drukowania. Przykładem są drukarki Brother z usługą zarządzania drukiem, które mogą być rozwiązaniem dla firm chcących połączyć odpowiednio dobrane urządzenia z bardziej uporządkowanym zarządzaniem ich eksploatacją. 
Takie podejście może być szczególnie przydatne tam, gdzie drukuje się regularnie i ważna jest większa przewidywalność kosztów. Monitorowanie wykorzystania urządzeń i materiałów pozwala również łatwiej ocenić, czy drukarki są właściwie rozmieszczone i czy ich parametry odpowiadają rzeczywistemu obciążeniu.
Czy zamienniki tonerów i właściwa obsługa mogą przynieść oszczędności?
Dobrej jakości zamienniki mogą obniżyć koszt drukowania, jednak nie należy wybierać ich wyłącznie na podstawie najniższej ceny. Istotne są również rzeczywista wydajność, jakość wydruku oraz prawidłowa współpraca z konkretnym modelem urządzenia. Bardzo tani wkład, który wymaga częstszej wymiany lub powoduje problemy podczas drukowania, może ostatecznie generować większe wydatki. Na koszty wpływa również sposób użytkowania urządzenia. W przypadku dokumentów roboczych warto korzystać z druku monochromatycznego i dwustronnego, jeśli kolor lub jednostronny wydruk nie są potrzebne. Znaczenie ma także odpowiednia konserwacja i szybkie reagowanie na pogorszenie jakości pracy.
Zużyte podzespoły, zabrudzenia czy niewłaściwie dobrany papier mogą powodować zacięcia i konieczność powtarzania wydruków. W przypadku urządzeń atramentowych istotna jest również regularność użytkowania, ponieważ długie przerwy w pracy mogą w niektórych modelach prowadzić do problemów z układem drukującym.
Jak kontrolować koszty drukowania w firmie?
Bez informacji o rzeczywistym wykorzystaniu urządzeń trudno skutecznie ograniczać wydatki. Przy większej liczbie drukarek warto więc analizować miesięczną liczbę wydruków, udział druku kolorowego, częstotliwość wymiany tonerów oraz obciążenie poszczególnych urządzeń. Może się wówczas okazać, że jedna drukarka pracuje niemal bez przerwy, podczas gdy inne urządzenie jest wykorzystywane sporadycznie. Dane mogą również wskazać miejsca, w których niepotrzebnie korzysta się z druku kolorowego lub wykonuje znacznie więcej wydruków niż w innych działach. Nie chodzi przy tym o ograniczanie drukowania za wszelką cenę. Celem powinno być przede wszystkim eliminowanie zbędnych wydruków i lepsze wykorzystanie posiadanego sprzętu. W większej firmie odpowiednie zarządzanie drukiem pozwala dodatkowo zaplanować przyszłą wymianę urządzeń na podstawie ich rzeczywistego wykorzystania.
Jak wybrać ekonomiczną drukarkę do firmy?
Przed zakupem warto porównać nie tylko cenę poszczególnych modeli, ale także wydajność i koszt tonerów lub tuszy, zalecane miesięczne obciążenie, dostępność części eksploatacyjnych, funkcje sieciowe, druk dwustronny, możliwości skanowania oraz dostępność serwisu. Parametry te należy następnie odnieść do tego, ile i jakiego rodzaju dokumentów rzeczywiście powstaje w firmie. W małym biurze odpowiednim rozwiązaniem może być prosta drukarka monochromatyczna, podczas gdy przy większej liczbie użytkowników lepiej sprawdzi się wydajne urządzenie sieciowe lub wielofunkcyjne. W przedsiębiorstwach wykonujących dużo wydruków warto natomiast spojrzeć na drukowanie jako cały proces obejmujący sprzęt, materiały eksploatacyjne, obsługę i kontrolę kosztów.
Dobrze dobrana drukarka nie musi być najtańsza w zakupie. Powinna przede wszystkim zapewniać rozsądne koszty w całym okresie użytkowania i odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy. Takie podejście pozwala uniknąć pozornych oszczędności i ograniczyć wydatki, które w perspektywie kilku lat mogą znacznie przewyższyć początkową cenę urządzenia.
Manasterz 163, 37-522 Wiązownica, 
